El sistema Clockwork - reseña crítica

¿Cansado de trabajar día y noche sin descanso? Mike Michalowicz propone un sistema de siete pasos para lograr la libertad laboral que siempre deseaste, y que tu negocio funcione en modo automático y a niveles excepcionales sin tu presencia constante. ¡Rediseña tu negocio y hazlo funcionar como un relojito!

Negocio atorado

Lo que conocemos como “productividad” es un engaño. El objetivo de la productividad es hacer lo más posible en el menor tiempo posible. He aquí el engaño: cuanto más tiempo ganas por lo productivo que eres, más ocupas ese tiempo trabajando.

“La productividad no te saca de hacer lo que estás haciendo, sino que hace que tengas más por hacer”. Mientras más tiempo tengas, más tiempo utilizarás para trabajar, o “cuanto más productivo eres, más trabajo puedes hacer”. Y, cuanto más haces, más se incrementa tu necesidad de ser productivo.

La organización eficiente implica trabajar de forma inteligente, no trabajar más. Y para ello debes conocer y administrar los recursos a tu disposición para que el trabajo importante se lleve a cabo, sin correr detrás de lo urgente.

Parte de la solución Clockwork consiste en restringir el tiempo para usar a nuestro favor la Ley de Parkinson (es decir, limitar el recurso para limitar el uso que hacemos de él).

“Se trata de hacer menos con menos para lograr más. Necesitas hacer las tareas adecuadas con el tiempo limitado que tienes tú y hacer que otras personas hagan las tareas adecuadas con el tiempo limitado que tienen ellas. En otras palabras, un negocio que marcha como relojito tiene que ver con eficiencia selectiva, no con productividad masiva”.

Trabajar más impide que salgas de tu zona de confort, que aprendas algo nuevo y que dejes de lado tu necesidad de manejarlo todo.

Si quieres que tu negocio sea eficiente, debes dejar de hacer lo que estás haciendo: ponerte obstáculos.

Debes lograr volver a ser el dueño de tu vida haciendo que tu negocio funcione en automático.

Para que tu negocio avance, debes recuperar las ideas, los planes y el corazón que tenías cuando lo comenzaste.

Debes diseñar tu negocio con el fin de que funcione solo, liberándote para hacer solo lo que quieras hacer cuando quieras hacerlo.

Los siete pasos del sistema Clockwork

Estos son los pasos que necesitas dar para que tu negocio funcione como un reloj. 

Mezcla 4D

Hay cuatro actividades que lleva a cabo un empresario: dar acción (hacer), decidir (asignar tareas), delegar (asignar tareas y empoderar a los empleados para que tomen decisiones) y diseñar (trabajar en la imagen de tu empresa y en el flujo de negocios que apoya dicha imagen).

Si bien se desarrollan todas en un determinado porcentaje, el objetivo es dar menos acción y diseñar más. Dar acción sin límites no te lleva a ningún lado.

Si te conviertes en diseñador, definirás hacia dónde está caminando tu empresa, identificarás señales de progreso, equiparás a tu equipo con herramientas y establecerás estrategias para que tu camino sea más seguro, fácil, rápido y eficiente. El progreso extraordinario depende de un diseño extraordinario.

Debes dedicar tu tiempo a establecer metas importantes, descubrir estrategias y determinar qué elementos vas a usar para medir el progreso.

Delegar también puede ser difícil. Este es un proceso que consiste en asignar tareas y responsabilidades. Luego, es necesario pedirle a quien las lleve a cabo que se adueñe no solo de los resultados, sino también de la meta. Cuando tu meta es también su meta, es más fácil dejar que tu equipo haga el trabajo.

La mejor mezcla para que una empresa funcione bien es 80% dar acción, 2% decidir, 8% delegar y 10% diseñar. Compara tu Mezcla 4D con la Mezcla 4D óptima para ajustar la proporción.

Define el Papel de la Abeja Reina corporativa

Debes identificar cuál es la función principal de tu negocio, la que determina el éxito de tu empresa. Hay una función que define la salud de la empresa de la manera más significativa.

Aquí es donde el carácter único de lo que ofreces se reúne con tus mejores talentos y los de tu personal. El éxito de tu empresa dependerá de esto. El autor lo llama “Papel de la Abeja Reina”, o PAR. El PAR no es una persona o una máquina, sino un papel, función o tarea.

Cuando esta función marcha a toda velocidad, el negocio va bien. Pero si se ralentiza o detiene, el negocio se ve afectado.

Cada negocio tiene un PAR. Debes identificarlo, ya que, a medida que mejores su desempeño, el funcionamiento de tu negocio aumentará. Debes decidir, distinguir y declarar en qué consiste tu PAR y quiénes trabajarán para él, porque es el “factor de progreso” de tu negocio.

Protege y trabaja para el PAR

Tu meta más importante, y la de tu equipo, es proteger el PAR para que el negocio avance sin interrupciones ni distracciones.

Debes empoderar a tu equipo para asegurar que se cultive y cumpla lo que más determina el éxito de tu empresa: el PAR.

Cada empleado, incluso quienes no sirven al PAR, debe saber qué es el PAR, cómo cuidarlo y fomentarlo, porque es esencial para tu negocio.

El PAR siempre debe ser prioridad y los sistemas deben estar dispuestos para que las personas y recursos que trabajan para él no lo abandonen. Cuando el PAR funciona adecuadamente, las personas que forman parte del negocio pueden hacer su trabajo más importante.

“Protege y trabaja por el PAR como si tu vida dependiera de ello y tu negocio se convertirá en el lugar al que los clientes ‘tienen que ir’”.

Captura los sistemas

Puede que pienses que no tienes sistemas, pero sí los tienes. Cada negocio tiene todos los sistemas que necesita, no necesitas crearlos desde cero.

Todos los sistemas con los que cuentas están en tu cabeza o la de tus empleados. En tu cabeza ya sigues un proceso. Es por esto que no necesitas crear nada, sino registrar esos sistemas que están en tu mente para que tu equipo pueda hacer el trabajo como quieres que lo haga.

Debes capturar, desechar, transferir o recortar esos sistemas.

Tú y cada uno de tus empleados ya cuentan con una forma de ejecutar tareas, pero estas formas no están documentadas y, por lo tanto, no se pueden transferir a alguien más. Capturando sistemas y registrándolos, podrás sistematizar y transferir conocimiento de tareas y lograr que tu negocio funcione como un relojito.

Equilibra al equipo

“Haz que la gente adecuada haga las cosas adecuadas en las proporciones adecuadas”.

Conocer las fortalezas de tu equipo es esencial. Lo que sigue es eliminar las tareas innecesarias y transferir las necesarias a las personas adecuadas. Todo necesita equilibrio, por lo que necesitarás una guía clara para accionar de acuerdo con las estrategias.

Si quieres maximizar la eficacia y calidad de lo que ofreces, deberás ajustar los papeles que desempeñan y cambiar los recursos.

Para que los negocios se desempeñen de manera óptima, debes combinar los rasgos inherentes de tus empleados con las tareas que más los requieren y no limitar a los empleados a que cumplan una sola función.

Comprométete

“El compromiso se refiere hacia dónde diriges el asombroso poder del PAR. Todo el poder del mundo es inútil si no está enfocado”.

En este paso, deberás identificar el mejor tipo de cliente para tu negocio y determinar la menor cantidad de productos y servicios que le sirven.

Es necesario que atiendas la necesidad de los clientes de una manera específica. La variabilidad constituye una de las mayores causas de ineficiencia.

Cuantos más servicios ofrezcas a un amplio rango de clientes, más variabilidad tendrás y más difícil será proporcionar servicios extraordinarios y consistentes.

Es esencial identificar a quién le sirves y de qué forma lo haces. Una vez que determines esto, deberás “comprometerte” con ese grupo de “clientes importantes”.

Conviértete en un negocio que funciona como un relojito

La dependencia de tu negocio hacia ti y tu dependencia hacia tu negocio es algo de lo que te debes liberar.

Un negocio que funciona como un relojito es un negocio que proporciona resultados consistentes y crecimiento sin tu intervención.

Debes aprender a crear un “tablero de control” para tu negocio que te permita mantenerte a la cabeza. Con un tablero de control podrás ver cómo están funcionando los aspectos esenciales de tu negocio. Si algo está fuera de lugar, rápidamente puedes hacer las revisiones y ajustes necesarios.

Resistencia

El primer tiempo de libertad, es decir, aquel en el que tu equipo ya no te necesite ni te llamen por ayuda porque pueden dirigir el negocio sin ti, será difícil. Si generas un negocio que funciona como un reloj sin tu intervención, no te sentirás imprescindible. Eso puede ser muy difícil de procesar porque el ego se ve dañado.

Por ello, cuando implementes el sistema Clockwork, es posible que experimentes resistencia y negación.

Tu trabajo será el de diseñar y, para ello, necesitarás pensar y estar muy concentrado. Al principio parece que no es demasiado beneficioso, pero es uno de los trabajos más importantes.

Pensar en el trabajo y en cómo puede hacerse será tu tarea. Si quieres crear un negocio que funcione como un relojito, dedícate a hacerte preguntas poderosas y a trabajar en ellas: ¡PIENSA!

Tus socios, personal, vendedores, accionistas, clientes e incluso tu familia también pueden oponer resistencia. Pueden llegar a pensar que no estás haciendo lo suficiente por el negocio. Te sentirás desafiado. Pero tranquilo, nadie es malo ni está equivocado, solo están haciendo lo que siempre han sabido hacer y te exigirán eso mismo.

Trabaja con ellos, habla una y otra vez hasta que logren ver los beneficios de tu propuesta de eficiencia organizacional. El sistema Clockwork es para toda tu empresa, no solo para ti. Por ello, deberás comunicarte y ser claro. Todos necesitan saberlo y estar en la misma sintonía para que funcione.

La comunicación clara siempre puede mitigar sentimientos como el miedo y la inseguridad.

“Sin importar quién se muestre reticente con respecto a tu forma de dirigir tu negocio, recuerda que ellos, como tú, son solo seres humanos. Ya lo entenderán. Y tú también”.

Las vacaciones de cuatro semanas

Debes encontrar esa libertad que te permita dejar tu negocio y que este siga funcionando sin ti. Una vez que sigas los siete pasos anteriormente descritos, es momento de que planifiques tus vacaciones de cuatro semanas.

¡Puedes hacerlo! Es momento de cosechar las recompensas.

Si tu negocio puede seguir adelante sin tu presencia, imagina lo fácil que será administrarlo cuando regreses. El poder del sistema Clockwork es que te da la libertad de hacer lo que más feliz te haga.

El motivo de las cuatro semanas de vacaciones es que, en la mayoría de los negocios, en ese tiempo se cumple un ciclo de negocios completo en el que este experimenta problemas y desafíos. Al estar tú ausente durante ese tiempo, el equipo tendrá la oportunidad de lidiar y resolver todo lo que se presente sin contar contigo.

Las vacaciones de cuatro semanas no necesitan ser extravagantes. Solo debes alcanzar ciertas metas:

1. Desconectarte físicamente de la oficina.
2. Desconectarte virtualmente de la oficina. 
3. Dejar que el negocio funcione todo ese tiempo sin que tú te conectes.

Tu negocio necesita esto para crecer. Tú también necesitas esto para crecer.

Notas finales

Esto no es todo. Mike Michalowicz, en el sistema Clockwork, también ofrece estrategias y técnicas para llevar a cabo de forma infalible los siete pasos. Te enseña, además, a integrar los siete pasos para que sean engranajes que funcionen coordinados.

El sistema Clockwork no solo hará que tu negocio se eleve, avance y funcione en modo automático, también te hará crecer a ti y te hará encontrar la libertad que siempre deseaste.

Para concluir, cada una de las recomendaciones propuestas por Michalowicz van dirigidas a tu negocio en general, no son solo para ti. Por lo tanto, deberás esforzarte por conseguir una comunicación clara con el resto del personal, socios y clientes.

Consejo de 12min

Para conocer más métodos que harán de tu emprendimiento un negocio exitoso, te recomendamos “Aquí no hay reglas: Netflix y la cultura de la reinvención”, de Reed Hastings y Erin Meyer.